Case study: nieuwe medewerker voor Procares

Marlen wordt voor een half jaar als gespecialiseerd verpleegkundige aangenomen bij de zorginstelling Procares. Haar naam, adres en andere persoonlijke gegevens worden in het HRM-systeem (in dit geval AFAS) ingevoerd, met daaraan gekoppeld haar arbeidscontract, formatieplaats en locatie. SimpleSignOn weet nu wie Marylon is, wat zij gaat doen, waar zij dat gaat doen, en van wanneer tot wanneer zij dat gaat doen.

Twee weken voor de indiensttreding van Marlen triggert SimpleSignOn een reeks acties:

1. Er wordt voor Marlen een nieuw en uniek e-mailadres aangemaakt.
2. SimpleSignOn maakt met dat e-mailadres accounts voor Marlen aan in alle systemen binnen Procares, zoals: de server van Procares zelf; Office 365; het helpdesksysteem en/of AFAS InSite.
3. Alle van toepassing zijnde rechten en rollen worden aan Marlen toegekend.
4. SimpleSignOn maakt in TopDesk een wijziging aan.
5. De helpdesk print een pas met Marlens naam en personeelsnummer, waarmee ze de deur op haar specifieke locatie kan openen.
6. Omdat ze verpleegkundige is, zorgt SimpleSignOn ervoor, dat ze met haar personeelspas de medicijnkast op haar locatie kan openen.
7. Als gespecialiseerd verpleegkundige krijgt Marlen toegangsrechten voor de verpleegkundigenmap binnen het Windows-netwerk.

Als Marlen bijna een half jaar heeft gewerkt, wordt haar contract verlengd. Maar ze gaat nu werken als gespecialiseerd dementieverpleegkundige op een andere locatie.

1. SimpleSignOn pikt deze wijziging automatisch op. Twee weken vóór de ingangsdatum van de functiewijziging krijgt Marylon toegang tot de rechten en rollen die bij haar nieuwe functie horen.
2. De rechten en rollen van haar oude functie blijven tot twee weken na haar functiewijziging actief, zodat ze ruimte heeft om zaken over te dragen.

SimpleSignOn kan rollen beheren die niet gekoppeld zijn aan een bepaalde functie, en die niet te herleiden zijn uit het personeelssysteem. Deze rollen hebben een eigenaar, zoals bijvoorbeeld de voorzitter van de OR. De voorzitter kan Marlen via de SimpleSignOn-app toevoegen aan deze rol, maar Marlen kan dit ook zelf aanvragen in de app. Er verschijnt dan een lijst met beschikbare ongekoppelde rollen, zoals “Lid OR”. De voorzitter van de OR ontvangt vervolgens een berichtje dat Marlen wil toetreden tot de OR-rol. Na toekenning krijgt Marlen automatisch alle rechten die aan de rol gekoppeld zijn. Elke rol heeft dus een specifiek rechtenpakket.

Enkele jaren later gaat Marlen uit dienst. Na een op maat instelbare termijn ruimt SimpleSignOn al haar gegevens in alle systemen op.